Outlook（NEW）を使うのを躊躇している人は、結構いそうな気がします。
私もその一人で、ずっと先延ばしにしてきましたが、新しいPCを購入したことを機に全てをOutlookに集約することにしました。
しかし・・・このOutlook（NEW）が、かなりのクセ強でして、触りなれない人にとってはイライラ要素がたっぷりなんです・・。
少しでも早く使い慣れるためにも、自分がつまずいたポイントをご紹介したいと思います。
同じところでイライラしている人の助けになれば幸いです＾＾
アカウントの設定が上手くできない
Outlookでは、アカウントの設定でつまずく人も多いのではないかと思います。
アカウントを追加しようとすると、以下のようなウインドウがでてきます。
ここに登録したいアカウントを入力すると、プロバイダーの選択を求められます。
Ｘサーバーやお名前ドットコムのような有料サーバーを介したメールアカウントの場合、IMAPかPOPのどちらかを選ぶことになります。
IMAPってなんぞや
そもそもIMAPってなんなのよ・・って感じの人にとって、この作業はなかなか苦痛かもしれません。
IMAPというのは、メールの取得方式の種類だと思えばOKです。
IMAPの場合、メールデータをサーバーで保管したまま閲覧だけするようなイメージです。
パソコンにデータを保管しないので、容量の節約にもなるでしょうし、複数のPCで同じアドレスを使うような場合に向いています。
POPにしとけばOK
パソコンにメールを保存したい人は、POPにしとけばOKです。
メールソフトにメール情報をダウンロードするので、１台のPCで管理するのに向いてます。
個人の場合、これを選択している人が多いのではないかと思います。
入力情報の注意点
アカウント登録のコツは、正確な情報を事前に準備してから行うことに尽きます。
お使いのサーバーやメール媒体の管理画面に行き、メールを受信する際に必要なパスワードを確認しましょう。
サーバーの中でパスワードを設定できますので、このタイミングで新しくしても良いと思います。
送受信情報の注意点
POPを選んだ場合と、IMAPを選んだ場合では、サーバー情報やポート番号が違いますので注意してください。
受信サーバーと送信サーバーの違いにも注意して、正確に書き写して手元に置いて作業すると良いと思います。
これがスムーズにいかない場合、アカウントを発行している媒体のほうに、何かやらなければいけない設定等があることが多いです。
例えば、ヤフーメールの場合、外部からのアクセスについて許可をしておかないといけないとか、各社でいろいろと管理上のクセがあるわけです。
これを調べる作業に少し時間がかかることも多いですが、ネットで調べればどこかに情報があるはずですので、根気よくいきましょう！
連絡先のインポートが上手くいかない
Outlookの良いところは、予定等の管理とofficeソフトが上手く連携できるところや、複数のメールアドレスを一元管理できるところだと思います。
しかし、だからこそ、前に使っていたメールソフトからの情報の移行が難しい面もありました。
アカウントの次につまずいたのが、従前に使っていたメールアドレス情報を引き継ぐためのエクスポートとインポート作業でした。
CSVファイルってなんなの？
PCに強い人なら、なんなくクリアする工程なのかもしれませんが、私のように苦しむ人もいると思います。
ﾈｯﾄでやり方を調べたところ、どうやらCSV形式のデータで出力して、Outlookに入れないといけないということがわかりました。
そこで・・「で、CSVってどうやんの？」ってなっちゃう人、結構いると思うんですよね。
それどころか、「CSVってなんですのん？」ってレベルの人なんて、もはや呪文にしか見えないと思うんです。
結論から言うと、この問題の最も簡単な解決方法は、Googleのｇmeilアカウントの管理画面に行き、連絡先情報をエクスポートすることです。
Ｇｏｏｇｌｅさんのデータは、めっちゃ感覚的にＣＳＶで出力できます。
ただし、元データとなるGoogleの連絡帳にメールアドレスを登録していることが前提になりますので、この作業が面倒な人には向いていないかもしれません。
gmailをメインに使っている人も多いと思いますので、すでに登録してある連絡帳を活用したり、必要情報を入力しておくことで、今後も様々なシーンで便利になると思います。
Ｏｕｔｌｏｏｋのクセ強ポイント
個人的な感想にはなりますが、Outlookは、マイクロソフト以外のメール媒体に対してとても不親切な互換性となっていて、「よその会社のメールなんて便利に連携できなくてもしらんよ？」てスタイルに感じます。
他社との連携を良くするために開発費を使ってられるか！ってことなんでしょうね。
自動的に連携されるのは、マイクロソフト系のアプリだけって認識で挑むと良いと思います。
各種の設定の最中、「ワンパックでうちの製品だけ使ってや！」って意思を強く感じました。
アカウント入れたはずなのに・・・
無事に連絡先情報のインポートが終わったと思ったのですが、メールアカウントが変わると、さっき入れたはずのアドレスがでてこない・・・という状況に直面しました。
実は、Outlookってカスタマイズ性がすごく細かくて、行き過ぎといってもいいくらいなところがあるんですよね。
つまり、追加したアカウントの種類ごとに、別々の連絡帳を作成できるようになってるんです・・・。
これ、個人では全くいらん機能でして、どのアカウントでも同じ連絡帳から引っ張ってきてくれればいいんですが、それが叶わない仕様になってます。
なので、Outlookへの連絡帳のインポートは、各アカウントごとにしなければいけません。
アカウントを５つ登録している人なら、同じ作業をアカウントごとに５回やるってことです。
超めんどくさいし、クセが強すぎですね。
ただ、この仕組みというか、仕様さえわかってしまえば混乱しないで済むと思いますので、参考にしていただければ幸いです。
急にメールが上手く送信できなくなる問題
無事に連絡帳も完備し、「あとは送受信に慣れるだけだな」と油断したところに、次のトラブルが発生しました。
一度は送信できていたはずなのに、次の日になったら送信が上手くできないようになってしまいました。
PDFデータを添付して送信すると、マイクロソフトから警告メールのような表示があり、メールを送信できませんでしたって言われます。
ほんと、つくづくクセ強です。
いつになったら、普通に動いてくれんの・・・Ｏｕｔｌｏｏｋって本当にアウトです。
アウトを見せ続けるって意味なのかもしれません。それくらいトラブルの連続で怒りが込み上げてきましたよ。
この際、本当に小さな文字でエラーコードのようなものが出ていたので、それを調べることから始めました。
Failure code: 7a69 というコードだったのですが、どうやらこれはサーバー側の問題のようです。
私は、ｘサーバーを使っているのですが、そちらの管理画面で、ある設定をOFFにする必要があったようです。
outlook (new)では、SMTP認証に関する設定をOFFにする必要があるようですので、Xサーバーを使っている人はこの設定を変更してみてください。
これ以外にも色々と送信不具合が起こる原因が存在しているようですので、エラーコードなどをヒントに調べてみてください。
多くの原因は、他社の仕様に全く興味がないマイクロソフトのクセ強仕様のせいでして、「文句があるならうちの製品だけ使いなさい」ってことなんだと思います。
日本語になっていない
私だけかもしれませんが、突然、Outlook内の表示が英語ばかりになってしまいました。
確か、メインとなるアカウントを変更した際に強制的に変わってしまったような記憶があります。
もし、同じ状況になっている人がいたら、右上にある設定ボタンから、全般を選び、言語とタイムゾーンを変更してください。
この時、タイムゾーンも日本時間に修正しないと、メールを送信した日付が外国の時間で表示される現象が起こります。
ほんとカスタム性が細かすぎて、「そこは自動的にやってくれよ・・」と思う部分が多いのがOutlookというソフトの特徴なんです。
さらに、このタイムゾーンが異国の設定になっていた場合、すでに入力していた予定等については日本時間に変更した後でも外国時間で表示されたままになります。
もう不便すぎる。
なんなの。いやがらせですか？ってゴネたくなってくるくらいのクセですよね。
予定表にバッチリ入力した後に気づくと、全部の時間を修正しないといけなくなりますのでご注意を。
そこは自動でやれや・・・と全員が思うはずなんですけど、頑固なクセ強仕様は続きそうです。
まとめ
とにかくクセが強いOutlook。
もう芸人の域です。
皆さんもOutlookに苦しめられる同志になってしまうかもしれませんが、根気強く乗り越えてください。
私も、使いこなして慣れてくれば、それなりに便利なソフトなはず・・と信じて使っています。
頑張っていきましょう！